Віртуальне спілкування дедалі частіше стає невід'ємною частиною нашого життя. Взаємодія через електронну пошту та месенджерів вимагає від нас вміння правильно уявити себе, щоб співрозмовник одразу зрозумів, хто ми такі і з якою метою направили йому повідомлення.
Коректне уявлення про листування є не тільки ввічливим проявом поваги до співрозмовника, але й ефективним способом встановити хороші робочі відносини. Необхідно уважно підібрати формулювання та вказати всі необхідні дані, щоб уникнути непорозумінь та полегшити комунікацію надалі.
У першому рядку листи, коли ви уявляєте себе за листуванням, найважливішим елементом є вказівка свого імені та прізвища. Від цього залежить перше враження про вас, тому намагайтеся, щоб воно було чітким та легко читаним. Якщо ви спілкуєтеся від імені компанії або організації, не забудьте вказати назву компанії.
| Потрібно враховувати | Неправильне уявлення | Правильне уявлення |
|---|---|---|
| Повне ім'я | Вітаю! | Здрастуйте, Іване Іванов! |
| Уточнення організації | Вітаю! | Вітаю, ТзОВ "Технології"! |
| Звернення до певного співробітника | Добридень! | Доброго дня, Ганно Сидорова! |
| Формулювання прохання | Допоможіть мені! | Будьте такі добрі, допомогти мені з наступною проблемою: |
| Заключне привітання | Дякую! | Заздалегідь дякую вам за увагу та допомогу! |
Зміст:
Як правильно подаватись у повідомленні?
Спочатку привітання, після чого ви повинні або представитися, або нагадати, хто ви: «Здрастуйте, Іване Івановичу! Мене звуть Олена, я заступник генерального директора компанії «Роги та Копита». Далі необхідно визначити причину, з якої ви пишете клієнту.
Як правильно розпочати ділове листування?
звернення на «Ви» – головне правило ділового листування, а також те, що будь-який лист має починатися з вітання, а закінчуватися фразою «З повагою, ПІБ, посада»; відповідь має бути якомога оперативнішою, оскільки це безпосередньо позначається на репутації компанії.
Як грамотно вести листування?
8 основних правил ділової листування
- Вчасно відповідати на повідомлення Намагайтеся відповідати на повідомлення відразу після отримання. …
- Вказати тему листа …
- Правильно збудувати структуру …
- Бути ввічливим …
- Коротко викласти суть …
- Перевірити доступ до вкладень …
- Перевірити список адресатів.
- Переглянути лист перед відправкою
Яке вітання краще уникати у діловому листуванні?
На почесному місці — одне з найбезглуздіших привітань, які тільки можна написати візаві, — "доброго вам дня". Складно уявити щось більш бентежне в діловому листуванні. Сюди ж — «доброго ранку» та інші «привітки».